A munkahelyi környezet miatt is otthagyhatják a céget az emberek – és sokkal gyakrabban előfordul, mint gondolnánk

A fluktuáció hátterében meghúzódó okok közé tartozik az első napokban kialakult negatív első benyomás, ami az idő előrehaladtával tovább gyűrűzhet. Oka lehet a nem egyértelműen lefektetett elvárások és az, ha nem készítettük fel a meglévő munkatársakat az új belépő fogadására. Emellett a minőségi munkahelyi környezet is meghatározó tényező lehet.

De fontos leszögeznünk, hogy ez önmagában nem elég ahhoz, hogy hosszú távon nálunk maradjanak a munkavállalók. Ám ennek hiánya a felmondás felé terelheti őket.

Alábecsüljük a munkahelyi környezet jelentőségét – pedig nem kellene

A munkahelyi környezet esetében két pillérre kell gondolnunk: a fizikai formában testet öltő berendezésekre – ez lehet a z irodai szék, az asztal, a falak állapota, a munkavégzéshez használt eszközök, és így tovább – és a légkör.

Hiba lenne elbagatellizálni ezek jelentőségét, mert ez is az egyik oka lehet annak, ha az emberek otthagyják a céget. A felmondások hátterében valójában ugyanis az esetek nagy részében nem az áll, hogy a konkurens pár ezer forinttal többet ajánl ugyanazért a munkáért. Még akkor sem, ha az exit interjún a kilépők erre hivatkoznak nagyrészt.

De mennyire lényeges szempont a munkakörülmény? Tudjuk ezt egyáltalán objektíven vizsgálni?

Egy nemrég készített statisztika szerint az autóiparban a legmagasabb az elvándorlás. Ennek mértéke akár a 40%-ot is elérheti. Érdemes kiszámolni, hogy ez milyen költségekkel járhat! Igaz, hogy a felmérésben a megkérdezettek az alacsony fizetéseket nevezték meg a legjelentősebb problémaként, de közvetlenül ezután a rossz munkakörülményekkel magyarázták a döntésüket. Vagyis ha a vállalatok ez utóbbin javítanának, jó eséllyel csökkenthetnék ezt az igen magas fluktuációs arányt.

Ha belegondolunk, ez érthető is. Korábban a munkahelyünkön napi 8-9 órát töltünk – a világjárvány óta ez az időmennyiség bizonyos munkakörökben csökkent ugyan, de ezeken a területeken is igyekeznek ma már a cégek újra az irodai munkavégzés felé terelni a munkavállalókat. Bizonyos munkakörökben viszont sosem volt lehetőség arra, hogy a munkavállaló távmunkában végezze a feladatait. Mindezek ellenére sok helyen a vezetők még mindig nem veszik elég komolyan azt a veszélyt, amit egy lélekölő munkakörnyezet által elindított negatív folyamat jelenthet.

Egy zord vagy lepusztult közegben úgy érezhetik a munkatársak, hogy fojtogatja őket a levegő. Ez a rossz érzés pedig odáig fajulhat, hogy gyomorgörccsel mennek be reggelente, vasárnap délután pedig teljes melankóliába esnek, mert másnap ismét hétfő lesz. Ez akár már néhány hét után azt eredményezheti, hogy a munkatársak elveszítik a motivációjukat, fásulttá, frusztrálttá válnak. Ez pedig végül a teljesítményükön is nyomot hagy – munkakörtől függetlenül. Ennek pedig már a cég is kárát látja.

Egy motivációját elvesztett kolléga csak a minimum teljesítésére törekszik. Vagyis nem fog fejlődni egyéni szinten – amivel a csapatot is előre vinné -, nem áll elő kreatív ötletekkel, nem teszi bele szívét-lelkét a cégbe. Végül azt vesszük észre, hogy ezek a kollégák kifejezéstelen arccal, üveges tekintettel merednek az órára és csak azt várják, mikor telik le végre a munkaidő. Ez a folyamat pedig szinte minden esetben felmondással végződik.

Bár most elsősorban az irodák kollégabarát kialakítására vonatkozóan adunk ötleteket, ez nem azt jelenti, hogy a gyárakban nem kell figyelni arra, hogyan nézzenek ki a közös helyiségek vagy a munkaállomások. Épp ellenkezőleg: fontos, hogy a dolgozók a szalag mellett és attól elszakadva is humánus környezetben dolgozhassanak, szép környezetben tudják elfogyasztani az ebédjüket vagy igényesen kialakított öltözőkben tudjanak átöltözni a műszak előtt és után.

Ez az iroda vitte a prímet 2017-ben (és ezeket az ötleteket leshetjük el tőle)

Az élhető iroda nemcsak pénz kérdése. Nem is jelent egyet a színes babzsákokkal, függőágyakkal és a sarokban álló csocsóasztallal. Azért sem érdemes kizárólag ezekre fókuszálnunk, mert egyáltalán nem biztos, hogy a kollégáinknak ez az ideális munkakörnyezetet.

Amikor a munkahelyi környezet fejlesztésén gondolkodunk, ne a Forbesban bemutatott csillogó irodákat vegyük alapul feltétlenül és ne is a trendeket – hanem a saját kollégáink igényeit. Például az utóbbi évek elsöprő irodatrendje a nyitott teres berendezés, a felmérések viszont azt mutatják, hogy a dolgozók többsége nem produktív egy zsibongó, nyílt irodában.

Egy olyan közegre gondolunk, ahova szívesen megyünk be és töltjük el a napjainkat. Ahol produktívan tudunk dolgozni, és ahol büszkén vezetjük körbe az ügyfeleinket, vendégeinket. Hogy milyen egy magas színvonalat képviselő iroda, ehhez pedig azt a céget hívjuk segítségül, aki 2017-ben kiérdemelte az Év Irodája díjat.

Képzeletben tehát az ACG kreatív ügynökség főhadiszállásán teszünk egy kört és kiemeljük, mit érdemes átvenni tőlük. A tervezéshez a tevékenységi körüket vették alapul (ebben is érdemes példát vennünk róluk): a kreatív irányhoz igazodva egy inspiráló közeget szerettek volna létrehozni, ahol a különböző osztályok zavartalanul tudnak dolgozni – úgy, hogy mégis közel vannak egymáshoz.

A funkcionalitás többet takar az elrendezésnél

Alapvetően egy munkaterületről van szó, ezért a funkcionalitásnak lényeges szerepe van, vagyis figyelembe kell venni a dolgozók igényeit:

• szükség van-e a munkatársak elszeparálására;
• az adott részlegen hányan tudnak együtt dolgozni zavartalanul;
• ha kell, tudunk-e nagyobb teret kialakítani;
• kell-e olyan szoba, ahova el lehet vonulni, ha valakinek csendre van szüksége a munkavégzéshez.

Ha a belmagasság engedi, akkor érdemes a praktikusság jegyében a bővíthetőségre is gondolnunk: legyen lehetőségünk az átrendezésre vagy a galéria kialakításra. További jó pont lehet, ha az iroda állatbarát, a kutya vagy cica egyébként is segíthet a stresszkezelésben, nem véletlen, hogy sokan otthon is hozzájuk menekülünk, amikor szeretnénk kikapcsolódni és feltöltődni.

Az ACG-nél az innováció is megmutatkozik: a díjaikból 3D-s falat építettek, amit később lehet bővíteni. Ez a megoldás azért fantasztikus, mert nem hivalkodó módon kommunikálja a sikereiket és motiválja a kollégákat. Persze nem biztos, hogy ez minden cégnél kivitelezhető (vagy van értelme), mindenesetre feldobja a megjelenést, miközben diszkréten sugallja a szakértelmet.

A padlót többféle anyaggal burkolták: egyrészt a kisállatok, másrészt a gördeszkával közlekedő kollégák, harmadrészt pedig a játékos térelrendezés miatt – ahol flipperek, hinták várják a kikapcsolódásra vágyókat.

Igen, mindez egy térben kapott helyet.

Az pedig szinte természetes, hogy az egész iroda tágas és világos.

Persze ezekből nem kell mindent átvennünk és megvalósítanunk – főleg azért, mert egyáltalán nem biztos, hogy a nálunk dolgozók értékelni fogják például a játékos elemeket. Az innováció egyébként sem jelent egyet az Y generációval kapcsolatban gyakran emlegetett játékos közeggel – ráadásul egyre több olyan kutatás lát napvilágot, amely szerint a harmincasok sem feltétlenül csúszdázni, hanem dolgozni akarnak a munkahelyükön.

Könnyed, gyermeki elemek ide vagy oda, van egy tényező, amivel nemcsak a nálunk dolgozókban, hanem az ügyfeleinkben is pozitív összképet alakíthatunk ki. Ez a fenntarthatóság, a környezettudatosság, ami testet ölthet olyan egyszerű elemekben, mint az újrahasznosított anyagokból készült szőnyegek, bútorok és az élő növények.

(Itt megtekintheti a 2017-ben Év Irodájáról készült fotókat és inspirációt meríthet belőlük.)

A modern iroda kialakítása mögötti első számú elgondolás az, hogy a cég olyan környezetet alakítson ki, ahonnan a dolgozó nem vágyódik haza.

Közösség nélkül mit sem ér a szép enteriőr

Már a bevezetőben is említettük, hogy a megfelelő munkahelyi környezetnek két pillére van – ezek közül a megjelenés csak az egyik.

A másik – talán ennél is fontosabb – a munkahelyi légkör, ami szintén a fluktuáció egyik forrása lehet, ha nem kezeljük a helyén. Ennek talán nagyobb jelentősége van, mint annak, milyen az iroda berendezése.

Mert egyáltalán nem mindegy, milyen emberek között töltjük a napjainkat. Optimális esetben a kollégák maguktól csapattá szerveződnek, de vezetőként a mi feladatunk erre finoman rásegíteni, ha egyébként nem megy.

A közvetlen viszony támogatja a hatékony munkavégzést, és az is megfigyelhető, hogy a kollégák szívesebben segítenek egymásnak egy-egy probléma megoldásában, ha kedvelik is egymást – ellenkező helyzetben pedig hajlamosak lehetnek a másikat hátráltatni, akár tudat alatt is.

A csapatépítő tréningeken túl közösséget építhetünk az olyan kötetlen közös programokkal, mint a vacsora, a kajakozás vagy a paintball, a lényeg, hogy olyan eseményt szervezzünk, amin mindenki el tudja engedni magát.

Azzal is számolnunk kell, hogy időnként előfordulnak súrlódások, amelyek kezelése hálátlan feladat – de ha jó vezetőként még a kialakulás pillanatában elcsípjük a problémákat, akkor szinte biztosan nem kell attól tartanunk, hogy nyílt háborúvá fajulnak a nézeteltérések.

Akár rejtett, akár nyílt konfliktusokról van szó, hallgassuk meg mindkét felet és törekedjünk a kompromisszumra. Ha belsősként nem tudunk rávilágítani a probléma forrására, akkor jobb, ha külső segítséget vonunk be, aki objektíven tud ítéletet hozni vagy tanácsot adni.

Gyakran tapasztaljuk, hogy sokan nem gondolnak arra, hogy a jól kialakított légkört tönkreteheti a rosszul megválasztott új munkatárs. Éppen ezért ne sajnáljuk az időt és az energiát egy olyan ember felkutatására, aki nemcsak a tudásával, hanem a személyiségével is passzol a csapatba.

Ilyen embert sokszor nehezebb találni, mint olyat, aki „csak” szakmailag megfelel, ezért ha választanunk kell, akkor inkább azt a jelentkezőt válasszuk, akit tovább kell képeznünk, de a jelleme alapján könnyen beilleszkedik a többiek közé. A szaktudás szinte mindig pótolható, a személyiség viszont nehezen változtatható.

Miért állnak fel mégis azokról a helyekről, ahol nincs gond a munkahelyi környezettel?

Nagyon sok nagyobb cég van, amely eleget tesz ezeknek az elvárásoknak, mégis az emberek tömegesen állnak fel. Nem ritka például az, hogy ha egy team egyik tagja feláll, akkor a csoportból 3-4 másik kollégája követi a példáját, vagy akár az egész csapat. Ennek oka valószínűleg az, hogy ezeknek az embereknek már korábban elegük lett a munkahelyükből és csak a csapatszellem miatt tartottak ki eddig.

Amikor ehhez a fizikai környezet többé-kevésbé rendben van (élhető iroda, van „nyugiszoba” ahova el lehet vonulni, kisebb játékok, igényes közös terek), akkor meg kell vizsgálni a fluktuációt okozó többi tényezőt, mint a fizetések, juttatások, túlterheltség, vezetők viselkedése, a tanulási vagy épp az előrelépési lehetőségek – illetve azok hiánya.

A legmodernebb és legkényelmesebb munkakörnyezetet is meg lehet szokni és pillanatok alatt higiéniás tényezővé válhat – azaz hosszú távon nem motivál.